In diesem Projekt wird die Prozessoptimierungsmethode Lean Six Sigma (LSS) angewendet um Probleme und Optimierungsmöglichkeiten in dem Verwaltungsprozess für Incoming Erasmus+ Studierende an der TH Köln zu erforschen. Dabei soll auch bewertet werden, ob LSS eine geeignete Methodik zur Prozessoptimierung von Mobilitätsprozessen an der TH Köln sein kann. Durch die Einführung des Erasmus Without Paper Netzwerks (EWP) durch die Europäische Kommission und die Verpflichtung, digitalisierten Austausch von relevanten Dokumenten zu ermöglichen, hat sich bei der Implementierung dieser neuen Prozessschritte in der Mobilitätsverwaltungssofware Mobility-Online gezeigt, dass ein Verbesserungsbedarf der gesamten Implementierung und der zugrundeliegenden Prozessstruktur und -performance nötig ist um den aufkommenden Arbeitsaufwand mit den vorhandenen Ressourcen bewältigen zu können.
DMAIC setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der fünf Phasen Define, Measure, Analyze, Improve und Controll des Six Sigma Prozess zusammen. Für den Incoming Prozess, wurden die Phasen Definde, Measure und Analyse im Rahmen eines Yellow Belt Projekts durchlaufen. Innerhalb der Phasen wurden relevante LSS Werkzeuge beschrieben und eingesetzt. Dabei konnten vor allem grundlegende Probleme identifiziert werden, die zusammenhängen mit einer unzureichenden Kunden- und Zieldefinition auf strategischer Ebene. Durch die unklaren Grundlagen und daraus fehlenden Definitionen von geeigneten Metriken stellte sich vor allem die Measure Phase als Herausforderung dar. Dennoch konnten Daten gesammelt und in der Analyse Phase unter Anderem eindeutige Usability Probleme bei der Nutzung der Verwaltungssoftware von Mobility-Online, festgestellt werden. Auch wenn diverse Probleme identifiziert werden konnten, wäre eine Priorisierung der Relevanz dieser nur annahmengestützt möglich. Da viele Probleme vorhanden sind, ist eine Priorisierung dieser relevant, damit das Projekt im definierten Rahmen abgeschlossen werden kann. Als weitergehende Forschung wird daher empfohlen, vor allem die Ziel- und Kundendefinition zu betrachten und relevante Metriken zur Messung der Prozessperformance einzuführen um eine effiziente und datengestützte Prozessoptimierung mit LSS zu ermöglichen. Dadurch wird ermöglicht eine Eingrenzung der Prozessoptimierung auf die relevantesten Ziele und Bedürfnisse vorzunehmen und die größten Probleme eines Prozesses innerhalb der Mobilitätsverwaltung aufzuzeigen.
- Usability im Bereich Mobilitätsverwaltung in Mobility-Online - Geeignete Metriken zur Messung von digitalen Mobilitätsprozessen innerhalb verschiedener Softwareanwendungen - Relevante Ziel- und Kundendefinitionen im Kontext internationaler Erasmus+ Mobilitäten an der TH Köln